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Spostare la tua attività in una nuova sede è un processo in più fasi che richiede un'attenta pianificazione e diversi passaggi di preparazione. Come con qualsiasi progetto di grandi dimensioni, è meglio dividere il carico di lavoro e assegnare compiti specifici a diversi dipendenti. Avviare il processo in anticipo e mantenere una comunicazione aperta e frequente sono le chiavi per un trasloco di successo e meno stressante.
Crea una linea temporale
Crea una sequenza temporale che includa tutte le fasi essenziali del tuo trasloco. Per garantire che il programma sia fattibile, discutere il piano con tutti i membri del team coinvolti nel trasferimento. Sii realistico su quanto tempo avrai bisogno. Un piccolo ufficio potrebbe aver bisogno di almeno tre mesi per prepararsi, mentre un ufficio medio-grande potrebbe aver bisogno di pianificare da sei a otto mesi o più. In ogni caso, la chiave è iniziare il prima possibile.
Progetta il nuovo spazio
Il prossimo passo è raccogliere tutte le informazioni disponibili sul nuovo spazio. Prova a ottenere progetti o un layout del pavimento in modo da poter identificare i componenti chiave, come prese elettriche e spazio di archiviazione, e iniziare a progettare il nuovo layout dell'ufficio. È anche una buona idea avere un piano generale di layout per il tuo spazio attuale in modo da poter confrontare i due. Se ci sono aree nell'ufficio attuale che non funzionano, identificale ora in modo che gli stessi problemi possano essere evitati nel tuo nuovo spazio.
Inoltre, fai un elenco dei potenziali problemi con il nuovo spazio, come una reception più piccola o una capacità di archiviazione inferiore, o forse uno spazio aperto più grande che richiede più cubicoli o pareti temporanee. Potrebbe essere necessario assumere falegnami, imbianchini, elettricisti, installatori di sistemi o altri professionisti per costruire muri, aggiungere cavi o apportare modifiche estetiche prima di trasferirsi.
Costruisci la tua squadra in movimento
Per uffici di medie e grandi dimensioni, nomina qualcuno (o chiedi volontari) da ciascun dipartimento o divisione per coordinare la loro particolare area. Questo può essere assegnato al supervisore o al manager del dipartimento che può quindi garantire che ogni dipendente si assuma la responsabilità di imballare la scrivania, i file e gli oggetti personali. Per gli uffici più piccoli, potresti essere da solo. In tal caso, identifica alcune persone chiave che potrebbero essere in grado di aiutarti a coordinare lo spostamento.
Il tuo team può anche aiutarti a identificare i problemi attuali con il vecchio spazio e a trovare possibili soluzioni per il nuovo ufficio. Questo è un ottimo modo per incorporare altri punti di vista e per ottenere il consenso in movimento, soprattutto se alcuni dipendenti non sono favorevoli al cambiamento.
Condurre riunioni regolari
Nel tuo programma, fissa riunioni regolari per discutere la mossa e i suoi progressi con tutti i dipendenti. È importante tenere tutti informati e trovare il tempo per rispondere alle preoccupazioni e ai commenti dei dipendenti. Il trasloco è stressante per tutte le persone coinvolte e può essere più stressante se le decisioni non vengono comunicate adeguatamente.
Determina il tuo budget
Se hai un budget specifico assegnato per il tuo trasloco, è importante identificare i costi prima di assumere i traslochi o anche prima di imballare la prima scatola.
Assegna compiti
Chiedi al tuo team di trasloco di creare un elenco di attività che devono essere completate nelle settimane prima del trasloco e assicurati che le attività critiche vengano aggiunte alla sequenza temporale/programma. Chiedi a ciascun responsabile o supervisore di reparto cosa è richiesto dalla propria area, che può includere fornitori di servizi specializzati, come installatori di linee telefoniche o specialisti di reti informatiche. Assicurati anche che le aree comuni siano coperte, come l'area della reception, la hall e gli spazi di archiviazione.
Assumi i traslocatori
L'assunzione di traslochi è uno dei compiti più critici del trasferimento di un'azienda e ci sono aziende di trasloco specializzate in traslochi d'ufficio. Come ogni trasloco, è importante assicurarsi che l'azienda sia affidabile e che tu riceva il miglior servizio per il costo. Fai le tue ricerche, fai le domande giuste e chiedi all'azienda di venire nel tuo ufficio per valutare la tua mossa.
Questo compito può essere assegnato a una persona oa un gruppo oa poche persone diverse, chiamando ciascuna società specifiche e confrontando le note. In ogni caso, inizia presto per assicurarti di ottenere il prezzo migliore e adatto alle tue esigenze.
Crea una lista di contatti
Un elenco di contatti aiuta a garantire che tutte le persone con cui lavori, inclusi fornitori e clienti, sappiano che ti stai trasferendo. È una buona idea assegnare questo compito a una persona da supervisionare per evitare che i contatti cadano nelle fessure. La notifica a clienti e clienti richiede comunicazioni specifiche sulla tua nuova sede e su come opererà l'attività durante il trasloco. Tali informazioni sono essenziali per garantire che i tuoi clienti non vadano altrove per i tuoi servizi.
