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Spostare un ufficio è complicato. Con così tante cose da fare, è facile trascurare le attività più piccole, ma vitali. Per mantenere il tuo trasloco in ufficio, assicurati di avere un elenco di controllo delle attività essenziali per aiutare il tuo ufficio a traslocare e utilizza la seguente guida all'elenco di controllo che assicurerà che nulla venga lasciato in sospeso.
Clienti e Clienti
È una buona idea informare prima la tua base di clienti del trasloco, preferibilmente almeno un mese prima che avvenga il trasloco. Fornisci informazioni sulla nuova sede, inviando una lettera formale o un'e-mail con una mappa allegata o allegata a tutti nel database della tua azienda. Oppure, nel caso di un negozio al dettaglio, posiziona una mappa e un cartello di notifica sulla porta d'ingresso e fornisci un piccolo volantino ad ogni acquisto. Pubblica le informazioni sulla tua pagina web con indicazioni facili da seguire e tutti i dettagli che indurranno i tuoi clienti a tornare, questo potrebbe includere una vendita "trasloco" o una festa di apertura ufficiale.
Dovresti anche far sapere ai tuoi clienti se chiuderai del tutto durante il trasloco o ridurrai le tue ore: questo sarà un avviso fondamentale per garantire che i clienti non siano frustrati se la tua porta è chiusa a chiave. Sapere in anticipo quando sarai aperto ti farà risparmiare un sacco di telefonate dai tuoi clienti e impedirà loro di andare dal tuo concorrente per il servizio. In altre parole, fai conoscere ai tuoi clienti il tuo piano per servirli durante la transizione.
Fornitori di servizi, fornitori e agenzie governative
Informa i servizi e i fornitori che la tua azienda utilizza regolarmente. Può includere una società di stampa, corriere, negozio di forniture per ufficio o provider di servizi Internet.
Banche e Assicurazioni
Le banche richiederanno una notifica anticipata: dovrai modificare l'indirizzo sugli assegni aziendali, quindi far stampare gli assegni e informare le società di carte di credito e qualsiasi altro istituto finanziario o fornitore di servizi. Potresti decidere che la tua azienda trarrebbe vantaggio dal trasferimento di conti aziendali da una banca a un'altra o da una filiale all'altra, parla con il tuo rappresentante della banca dei servizi disponibili nella nuova sede/quartiere.
Anche le compagnie di assicurazione devono essere informate in anticipo. Dovranno valutare il nuovo spazio e fornirti una nuova stima, se applicabile. Questo è un ottimo momento per parlare con il tuo assicuratore dell'assicurazione per il trasloco e di cosa ti servirà per assicurarti che il tuo ufficio sia protetto.
Modifica i messaggi telefonici in arrivo
Oltre all'aggiornamento delle informazioni aziendali e dei materiali di marketing, esistono altri modi per garantire che il pubblico venga a conoscenza della mossa imminente. Aggiungi una notifica alla segreteria telefonica/servizio di posta vocale indicando la data del trasloco, dove ti trasferisci e come ciò potrebbe influire sul servizio. Assicurati di fornire le informazioni di contatto per quei clienti che potrebbero avere preoccupazioni specifiche.
Chiedi ai dipendenti di cambiare anche la linea di posta vocale dell'ufficio diretto con le informazioni sul trasloco e il nuovo indirizzo. Anche in questo caso, è un modo semplice per ricordare ai contatti il trasferimento e informare coloro che non sono nel database dei contatti del cambiamento.
Cambia la tua linea di firma
L'aggiunta di un avviso nella riga della firma dell'e-mail per tutti i dipendenti garantisce che ogni e-mail inviata ricorderà al destinatario la mossa imminente. Questo è un ottimo modo per raggiungere le persone che non sono nell'elenco dei contatti dell'azienda.
Timbro corrispondenza in uscita
Acquista un francobollo rosso con la dicitura "Nota nuovo indirizzo": questi francobolli di solito possono essere acquistati in un negozio di forniture per ufficio. Timbro carta intestata aggiornata per garantire che i destinatari siano a conoscenza del cambio di indirizzo. Tieni presente che questo passaggio di notifica potrebbe non essere applicabile fino al completamento dello spostamento.
Telefono
Questa dovrebbe essere la prima utility che contatti per il tuo trasloco: vuoi assicurarti che la tua attività rimanga aperta durante il trasloco o che ci siano meno interruzioni possibili. Informa la compagnia telefonica quando è il trasloco e chiedi che i telefoni siano installati e pronti a funzionare nella nuova posizione il giorno prima della data del trasloco. Ciò garantisce che il sistema sia attivo e funzionante il primo giorno nella nuova posizione.
Chiedi all'azienda di predisporre un sistema di inoltro di chiamata efficace il giorno del tuo trasloco. Se la tua azienda sta cambiando i numeri di telefono, richiedi che venga aggiunto un avviso al tuo vecchio numero per informare i chiamanti del cambiamento del numero di telefono. Una volta che ti sei trasferito, è una buona idea chiamare il tuo vecchio numero per assicurarti che il servizio sia attivo. Inoltre, assicurati che il numero e l'indirizzo della tua nuova attività siano aggiornati nella rubrica e nell'elenco telefonico successivi.
Ufficio postale, e-mail e account di social media
Avvisate l'ufficio postale del vostro trasloco e fate in modo che la posta venga inoltrata per alcuni mesi dopo il trasloco. Come notato in precedenza, aggiungi un avviso di trasloco alle righe della firma dei dipendenti prima e anche dopo il trasloco; dopo lo spostamento la firma dovrebbe chiedere al destinatario di annotare il cambio di indirizzo e le informazioni di contatto. Anche i corrieri regolari che ritirano e consegnano i pacchi presso il tuo ufficio dovrebbero essere informati del cambio di indirizzo e di eventuali modifiche ai servizi.
