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La maggior parte delle organizzazioni con più di una manciata di persone deve disporre di una solida strategia di comunicazione sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne. Che si tratti di notifiche sui cambiamenti delle politiche, sulle procedure quotidiane o su qualsiasi altra cosa, i dipendenti devono sapere cose importanti.
Ciò include anche lo sviluppo di un piano per il trasloco dell'ufficio e lo sviluppo di una lista di controllo per il trasloco.
Anche se potresti pensare che ci siano così tanti passaggi per pianificare un trasloco d'ufficio che non hai nemmeno il tempo di prendere in considerazione le comunicazioni, hai davvero bisogno di un giorno o due per creare una strategia aziendale che tenga informati sia i dipendenti che i tuoi clienti delle prossime modifiche.
Cosa molto importante, vuoi mantenere i tuoi dipendenti direttamente coinvolti nel trasloco poiché probabilmente saranno i più colpiti dal trasloco.
Messaggi interni chiave
I messaggi chiave dovrebbero riguardare i tempi, l'imballaggio, le chiusure degli uffici, il nuovo layout degli uffici e i dettagli sulla nuova posizione.
- Sequenza temporale: Assicurati di elencare tutti i passaggi chiave del trasloco in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e quando.
- Istruzioni per l'imballaggio: Fornire al personale istruzioni su come imballare i propri uffici o cubicoli per il trasloco. Ciò dovrebbe includere dove trovare i materiali di imballaggio, di cosa sono responsabili per l'imballaggio e le scadenze.
- Preavviso di eventuali chiusure di uffici: Durante il trasloco, potrebbe essere necessario chiudere l'ufficio per consentire l'imballaggio finale e lo spostamento delle apparecchiature e dei mobili dell'ufficio. Assicurati che il tuo personale sia a conoscenza di queste date e se e come l'attività continuerà durante il trasloco e come ciò influenzerà il loro programma di lavoro e il carico di lavoro.
- Nuovo piano uffici: Il personale vorrà sapere in anticipo come sarà il nuovo spazio e come saranno allestiti gli uffici. Avranno ancora il loro spazio o saranno ora in un cubicolo o in un open space? Assicurati di creare un modo per informare il personale di come potrebbe cambiare il loro spazio di lavoro.
- La nuova posizione, parcheggio e opzioni di spostamento: Fornire al personale tutte le informazioni di cui ha bisogno sulla nuova sede in modo che possano preparare il trasporto verso il nuovo spazio.
Modi per comunicare gli obiettivi al personale
Il modo in cui consegnare il messaggio dovrebbe essere deciso dal tipo di messaggio che è. Ad esempio, la cronologia potrebbe essere facilmente consegnata tramite l'intranet aziendale; considerando che, la chiusura degli uffici può essere presentata al meglio in una riunione del personale per garantire che le domande possano essere poste e risposte.
- IntranetNota: per le aziende o le organizzazioni che dispongono di una intranet, questa è solitamente la piattaforma migliore per la maggior parte dei messaggi. Consente facili aggiornamenti di file e informazioni che possono raggiungere tutti i dipendenti.
- Incontri di persona: Non importa quale sia il messaggio, le riunioni del personale sono un buon posto per fare annunci e dare al personale la possibilità di avere una discussione completa. È inoltre possibile utilizzare l'orario della riunione per rivedere come verranno comunicate le informazioni in modo che il personale sappia che sarà tenuto informato.
- E-mail: Sebbene l'e-mail sia facile, non è sempre il modo migliore per trasmettere le informazioni. Non vuoi inviare così tante email che le persone non riescono a trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Se usi la posta elettronica, assicurati di usarla solo per far sapere alle persone dove possono ottenere le informazioni.
- Cartelle comuniNota: se non si dispone di una intranet, creare una cartella comune su un'unità di rete a cui tutti possono accedere.
- albo: puoi utilizzare uno spazio fisico per pubblicare informazioni. Le persone possono controllarlo spesso e fornisce anche un luogo in cui le persone possono riunirsi e discutere le proprie preoccupazioni.
